Что такое документооборот и его особенности

документооборотЧтобы любая компания, фирма или организация могла похвастаться эффективной и плодотворной работой важно не только грамотно распланировать рабочее время, но и усовершенствовать документооборот. Документооборот - это процесс, при котором происходит движение документов в соответствии с планом ведения хозяйственной деятельности. К примеру, вот такую систему ведения документооборота, как представлена в бухгалтерии, можно встретить в любой крупной или мелкой организации.

Прежде всего, документы необходимо разделить в соответствии с их источником.

Поток документооборота делится на:

  •  документы от внутренних отделов и структур;
  •  документы от внешних организаций.

Далее с документами осуществляют следующую деятельность:

  •  определение конечного адресата;
  •  рассмотрение ответственным лицом;
  •  регистрация;
  •  просмотр данных руководителями;
  •  передача документов ответственным лицам или определенным отделам;
  •  отправка обработанной документации по конечному адресату или в архив.

Подразумевает организация корпоративного документооборота фиксацию каждого поступающего документа в специальном журнале. Здесь указывается дата поступления, время и иная информация, которая предусмотрена внутренними особенностями организации. Существуют и документы, которые не нуждаются в регистрации. Их прямиком отправляют адресатам. Как правило, это бумажные носители, которые носят информационный и ознакомительный характер.

Заниматься внутренним документооборотом должны квалифицированный офис-менеджер или специалисты отдела кадров.

Комментариев еще нет.

Оставить комментарий