Чтобы любая компания, фирма или организация могла похвастаться эффективной и плодотворной работой важно не только грамотно распланировать рабочее время, но и усовершенствовать документооборот. Документооборот - это процесс, при котором происходит движение документов в соответствии с планом ведения хозяйственной деятельности. К примеру, вот такую систему ведения документооборота, как представлена в бухгалтерии, можно встретить в любой крупной или мелкой организации.
Прежде всего, документы необходимо разделить в соответствии с их источником.
Поток документооборота делится на:
- документы от внутренних отделов и структур;
- документы от внешних организаций.
Далее с документами осуществляют следующую деятельность:
- определение конечного адресата;
- рассмотрение ответственным лицом;
- регистрация;
- просмотр данных руководителями;
- передача документов ответственным лицам или определенным отделам;
- отправка обработанной документации по конечному адресату или в архив.
Подразумевает организация корпоративного документооборота фиксацию каждого поступающего документа в специальном журнале. Здесь указывается дата поступления, время и иная информация, которая предусмотрена внутренними особенностями организации. Существуют и документы, которые не нуждаются в регистрации. Их прямиком отправляют адресатам. Как правило, это бумажные носители, которые носят информационный и ознакомительный характер.
Заниматься внутренним документооборотом должны квалифицированный офис-менеджер или специалисты отдела кадров.
